Als ich mich für das Wahlpflichtmodul Eventmanagement entschied, war der Gedanke an ein Virus, dass uns in Zukunft vom Reisen und Feiern abhalten würde, noch weit entfernt. Ebenso wie meine Mitstudierenden interessierte ich mich dafür, wie man professionell ein tolles Event plant und durchführt. Nichtsdestotrotz – jetzt haben wir den Salat… bzw. den Virus und müssen das Beste daraus machen. Das Modul wird dadurch umso spannender, dachte ich mir. Schließlich sollte man nun die Chance nutzen, und lernen, wie man eine Veranstaltung in einer krisengebeutelten, schwierigen Situation plant. Unter normalen Umständen kann doch jeder. 

Der Modulplan wurde vor nicht allzu langer Zeit angepasst, um den Studierenden die ideale Mischung aus Theorie und Praxislehre anzubieten. Zu Beginn des Semesters sollen die Eventmanager die Theorie und Grundlagen der Veranstaltungsbranche in selbst erarbeiteten Workshops erlernen. In den wöchentlichen Seminaren brachten wir uns gegenseitig das Wichtigste über die Eventplanung, von der Locationwahl über die technische Ausstattung, dem Catering und der Werbung bis hin zu Sicherheitsvorkehrungen und rechtlichen Bedingungen, bei. Zum gerade zweiten Mal, war als praktischer Bestandteil des Moduls vorgesehen, dass der gesamte Kurs über das Semester an der wesentlichen Idee und Umsetzung des alljährlichen Hochschulinformationstages im Januar, beteiligt sein würde.

Frei nach dem Prinzip: „Ihr habt im Unterricht aufgepasst? Gut, dann beweist, dass ihr es verstanden habt!“

Das Ziel war klar. Ein super interessanter Hochschulinfotag (kurz HIT) und eine kreative Eröffnungsveranstaltung, auch genannt Kick Off, um möglichst viele Studieninteressierte für die HSZG begeistern zu können. Alles klar. Und wo fängt man da an?  

Zugegeben, aller Anfang ist schwer. Wir brauchten eine Weile, um die Planung wirklich ins Rollen zu bringen. Wir bildeten kleinere Gruppen mit verschiedenen Aufgaben, wie das Technik-Team, ein Marketing-Team, ein Team das ausschließlich für die Kommunikation mit teilnehmenden Studierenden und Professoren zuständig sein würde und – nicht zu vergessen – ein Hygiene Team!

Mitte Oktober gingen wir nämlich noch davon aus, dass wir den HIT wie die Jahre zuvor auch auf dem Campus veranstalten würden. Aufgrund diverser staatlicher Vorschriften planten wir jedoch auch ein, unsere Veranstaltung im Internet zu übertragen, für all jene, die nicht vor Ort sein würden. Die Organisation all unserer Aufgaben und Verantwortlichkeiten fiel uns mal mehr und mal weniger leicht. In stundenlangen Meetings stießen wir dabei nicht selten auch auf Frustration und Verzweiflung. Über die Wochen bastelten wir Schritt für Schritt an unserem HIT-Konzept, bis schließlich die Grundidee stand, die da lautete:

Studierende präsentieren: “Deine HIT Morning Show”

Wir wollten unserem Kick-Off das Flair eines altbekannten Formats aus dem Fernsehen, einer Morgenshow, verleihen. Üblicherweise werden dazu Prominente und Gäste eingeladen, um über aktuelle Themen zu fachsimpeln. So viel zum Plan.

Irgendwann Anfang Dezember, als wir das Gröbste bereits geplant und organisiert hatten, kam schließlich die Ansage, die wir schon längst erwartet hatten:

Der HIT wird komplett online durchgeführt, es wird keine Besucher auf dem Campus geben!

Na immerhin mussten wir nicht komplett von vorn anfangen, da wir für eine Online Veranstaltung vieles bereits vorbereitet hatten.

Die „Hauptattraktion“ des HITs, unsere Morning Show, sollte zumindest auf dem Campus stattfinden und über Kameras und Live-Stream für alle Zuschauer übertragen werden.

Nach etwa 3 Monaten Planung, in denen wir das Konzept dreimal änderten, zahlreiche Diskussionen führten und den ein oder anderen Nerv verloren, war es endlich soweit –

Scheinwerfer an, Kameras auf die Moderatorin, Musik ab und … wir sind Live!

Unsere Prominenten, das heißt, Professoren und Studierende als Repräsentanten jeder Fakultät, traten abwechselnd vor die Kamera und beantworteten Fragen der Moderatorin zur Hochschule und zu Görlitz. Über den Live-Stream konnten die Zuschauer abstimmen, welcher Gast die kreativste Antwort gab.

Die Show läuft gut und können uns über mehr als 100 Live-Zuschauer freuen – ein voller Erfolg!

Was keiner sieht: hinter der Kamera ist alles bis ins kleinste Detail geplant, ja sogar auf die Sekunde genau. In der einen Ecke werden Hinweisschilder für die Moderatorin hochgehalten, die Kamerafrau schwenkt das Gerät herum, als der nächste Gast das Rampenlicht betritt, eine weitere Studierende klickt zur nächsten PowerPoint Folie, während unser Regisseur auf die Stoppuhr achtet und den Showteilnehmern Handzeichen zu fuchtelt… und das alles unter der kritischen Beobachtung unseres Hygiene-Beauftragten!

Nach dem Kick-Off waren einige von uns Eventmanagern noch damit beschäftigt, Online-Chaträume zur Information der Besucher zu betreuen oder beim restlichen Ablauf der Schnuppervorlesungen zu assistieren.

Am Ende des Tages sind wir nicht nur sehr stolz auf einen gut gelungen HIT, es fällt uns ehrlich gesagt auch ein riesengroßer Stein vom Herzen.

Etwa 2 Wochen später trafen wir Eventmanager uns noch einmal im Kurs und werteten das Hochschultag in einem De-Briefing aus. Dabei besprachen wir, was gut lief und was eher nicht und hielten vor allem Tipps und Verbesserungsvorschläge für zukünftigen Planer fest.

Alles in allem lernten wir in diesem Modul nicht nur, wie man ein Event plant, sondern auch, wie man sich von kritischen Umständen nicht abbringen lässt und das Beste aus der Situation herausholt.

Wir lernten auf (mehr oder weniger) unvorhergesehene Änderungen zu reagieren, zu improvisieren und umzuplanen. Wir wissen jetzt, wie viel Blut, Schweiß und Tränen… okay, etwas übertrieben – aber wie viel Aufwand und Details in der Planung eines besonderen Events stecken.

Wir wurden wieder daran erinnert, dass Kommunikation untereinander das Wichtigste ist und das durch gute Zusammenarbeit auch in der jetzigen Zeit tolle Veranstaltungen stattfinden können.